В поисках идеальных инструментов управления проектами и CRM

1. Как определить, что вам нужно
2. Ввод инструментов через их ритм
3. Каковы ваши основные продукты
4. CRM и PM системы
5. Использование асаны
6. Альтернатива Асане = TeamworkPM
7. Использование сделок с трубопроводом
8. Документы и информация
9. Выбор Skydrive
10. Связанные с проектом электронные письма
11. Учитывая Insightly.Com
12. Иногда переоценка автоматизации?
13. Компромиссы и движение вперед

Выбор правильных инструментов для управления проектами и функциями CRM может показаться невыполнимой задачей. За последние годы я просмотрел несколько приложений (практически все из них на самом деле). Что делает выбор (или построение) правильных систем настолько трудным, так это переменные, с которыми мы все имеем дело в наших соответствующих рабочих процессах.

В какой-то момент в процессе SEO контрольного списка недостаточно, в какой-то момент в игру вступают интуиция и опыт, и эти черты требуют некоторой интеллектуальной гибкости.

Вы можете создавать задачи и подзадачи до определенного уровня, но в какой-то момент вам придется заменить опцию контрольного списка задач свободной областью формы, чтобы фиксировать мысли и идеи. Эти мысли и идеи могут повлиять на будущее проекта, но трудно предвидеть, какие задачи являются результатом этого подхода в начале проекта.

Как определить, что вам нужно

Это трудно. Вы должны иметь представление о текущих потребностях и возможных будущих потребностях. Это действительно звучит немного проще, чем есть. Вы должны принять во внимание несколько вещей:

• Ваши текущие настройки электронной почты, календаря и хранилища документов
• Вы и ваши сотрудники мобильных устройств и ОС
• Особенности, которые вам нужны
• Возможности, которые вам могут понадобиться
• Составление отчетов
• Масштабируемость платформ
• Желание полагаться на сторонние интеграции
• Возможность управлять несколькими сторонними интеграциями

Внутри каждого из этих элементов больше переменных, но по большей части это ключевые области для размышлений.

Самым сложным для меня было думать о том, куда я хочу пойти. В тот или иной момент я попал в следующие категории:

• Фрилансер хочет стать владельцем агентства
• Фрилансер хочет остаться фрилансером
• Желая работать исключительно на мои собственные свойства
• Желая сосредоточиться исключительно на работе с клиентами
• Смешение работы клиента и самоуправляемых свойств
• Предоставление клиентам большего количества услуг по сравнению с основной услугой или двумя

Когда вы запускаете эти сценарии, есть все виды инструментов, которые имеют смысл, но не имеют смысла, и инструменты, которые имеют смысл. В дополнение к категориям, которые я упомянул, есть также вопросы о том, насколько вы хотите вырастить агентство.

Вы хотите большой персонал? Маленький персонал? Вы хотите быть более сторонним маркетологом или хотите больше заниматься повседневными делами? Внутри этих вопросов множество других пересечений, которые могут оказать существенное влияние на то, как ваш рабочий процесс будет структурирован.

Я дам вам некоторое представление о том, как я определился с настройкой.

Ввод инструментов через их ритм

Я делаю разные вещи для «работы». Я управляю некоторыми из моих собственных свойств, у меня есть несколько клиентов, и я люблю SeoBook. В дополнение к этому я также (медленно) развил пассивную компанию по инвестициям в недвижимость в течение года (очень медленно и прагматично).

Я потратил немало времени, чтобы определить, что я хочу сделать и куда я хочу пойти, и что сделало меня «самым счастливым». Мне повезло, что я смог потратить достаточное количество времени на то, чтобы определить эти вещи без необходимости торопиться с принятием решения, просто основанного на необходимости заработать деньги.

Итак, я решил, что лучше для меня будет следующее:

• Работа только с избранными клиентами
• Иметь небольшую целенаправленную команду великих людей
• Продолжать разработку наших собственных веб-ресурсов и продуктов

Неизменно, когда вы принимаете эти решения, вы оставляете деньги где-то на столе, и это сложно. Будь то отказ от краткосрочных стратегий с хорошей рентабельностью инвестиций или отстранение клиентов, основанное на интуиции, или просто максимальная отдача от работы с клиентами, все равно трудно оставить этот доллар там.

Каковы ваши основные продукты

После того, как я решил, что я собираюсь делать и в каком направлении я собираюсь идти, было облегчением исключить некоторые потенциальные решения из смеси. Чрезмерно сложные CRM, как Zoho а также Microsoft Dynamics были вне (хорошие продукты, но излишни для меня).

Определение продуктов и услуг, которые мы будем продавать, также помогло сузить проблему с электронной почтой, календарем и хранением документов.

Иногда продукт настолько важен для вашего сервиса, что оказывает существенное влияние на выбор инструментов. Я использую Google Apps для бизнеса на некоторое время и наше использование BuzzStream закрепил этот выбор. Мы также использовали Exchange в прошлом, но, похоже, он не так хорош в Buzzstream, как в Google Apps. Информационно-пропагандистская деятельность является ключевой для нас, и никто не делает это лучше, чем Buzzstream.

Другие наши «продукты и услуги» не зависят от платформы, поэтому следующим важным вопросом было управление документами и информацией. Однако прежде чем выбрать поставщика для этой услуги, нам нужно было определить, какая система CRM / PM лучше всего подходит для нашего рабочего процесса.

На мой взгляд, интеграция документов - это хорошее дополнение, но оно не обязательно на 100%, если вы храните вещи в одном месте и имеете жесткую файловую структуру. В более крупной организации это может отличаться, но правильную настройку папки «клиент / проект» достаточно легко найти, не подвергая риску решение CRM / PM.

CRM и PM системы

Пост, охватывающий все, что я прочитал, будет длиной в 10 000 слов, но достаточно сказать, что для меня важнее всего следующие оценки системы:

• Простота использования
• скорость
• надежность
• Функциональность задач и шаблонов проектов
• Надежные функции отчетности без перерасхода
• Функциональность резервного копирования
• Масштабируемость
• ОС агностик

Компромиссы будут достигнуты, когда вы поместите любое количество критериев против предварительно построенных решений. Был период времени, когда мы могли масштабировать работу агентства, поэтому я упомяну инструменты, которые также позволили бы сократить это. Мы остановились на:

Использование асаны

Асана выполняет около 90% того, что мне нужно. Он не работает в IE, что означает, что он не очень хорошо работает на моем телефоне с Windows, но мне еще предстоит столкнуться с ситуацией за 5 лет работы с 50+ клиентами и многими внутренними проектами, когда мне нужно было зарегистрироваться на моем телефоне или где это не могло ждать, пока я не оказался перед моим компьютером. У меня есть iPhone для тестирования iOS, так что в крайнем случае я мог бы это использовать. Кроме того, вы можете получать данные об активности по электронной почте, чтобы видеть, падает ли небо в любом случае.

Асана не очень хорошо выполняет резервное копирование, вы должны экспортировать как JSON, но это лучше, чем ничего. У меня есть менеджер проекта, которому я доверяю, поэтому мне не нужно следить за всем, но я могу быстро увидеть задачи, поставленные перед ней на случай, если что-то отстает.

Мы не назначаем задачи другим людям (аутричерам, дизайнерам, программистам и т. Д.), Мы просто позволяем им делать свое дело. Asana также интегрируется с Dropbox и Google Drive, если вам нужна такая интеграция. Асана также является только задачей / проектом, там нет хранилища информации, как в Basecamp или TeamworkPM (для нас это нормально).

Альтернатива Асане = TeamworkPM

Альтернатива, которую я бы порекомендовал, если у вас большая команда или вы просто хотите более детально контролировать вещи (а также больше функций отчетности), будет TeamworkPM , Он отвечает всем моим требованиям, а затем и некоторым. Я нахожу его таким же простым в использовании, как Basecamp, но гораздо более надежным, и это даже делает использование диаграмм Ганта простым и увлекательным :)

Для нас это слишком много, но это действительно хороший продукт, который делает масштабирование вашей работы намного проще, чем Basecamp. В Basecamp вы не можете видеть все задачи, назначенные всем, и их статусы, вы должны нажать на каждого человека, чтобы увидеть его индивидуальные задачи. Это делает управление несколькими сотрудниками громоздким. TeamworkPM также имеет шаблоны проектов и задач, в то время как Basecamp имеет только шаблоны проектов.

Мне нравится возможность создавать шаблоны списков задач только потому, что многие из наших требований к проекту связаны с конкретными задачами, которые не обязательно присутствуют в каждом отдельном проекте, поэтому наличие только шаблонов проектов слишком широкое, чтобы быть эффективным.

Кроме того, обработка файлов в Basecamp плохая и грязная для нашего использования, потому что:

• Там нет версии файла
• Вы не можете удалить файл, не удалив беседу, прикрепленную к файлу (поэтому вы должны переименовать их)
• Нет интеграции ни с одним сервисом документов

TeamworkPM интегрируется с различными сервисами, а также выполняет управление версиями файлов, если вы используете сервис, с которым они не интегрируются.

Использование сделок с трубопроводом

PipelineDeals очень прост в использовании. Он отвечает практически всем моим требованиям и имеет самую важную интеграцию, которую может иметь CRM; интеграция контактов с моим почтовым приложением (Google Apps). Он также имеет приятный виджет Gmail, который делает управление электронной почтой и контактами между Gmail и Pipeline Deals действительно приятным.

Мы используем Правильная подпись для подписания документов, и Pipeline интегрируется с этим также. Это не интегрируется с BidSketch Это то, что мы используем для предложений, но это нормально. Мы не делаем 20 цитат в неделю, так что уровень автоматизации хорош, но не обязателен.

PipelineDeals также не интегрируется с Asana. Опять же, это хорошо в нашем случае. Нам не нужна CRM, чтобы поговорить с премьер-министром. Это также делает шаблоны задач, которые имеют большое значение для меня и наших рабочих процессов. Отчеты и мобильный доступ также превосходны, не слишком сложны.

Документы и информация

Прежде чем перейти к решению «все в одном» для CRM / PM, давайте поговорим о документах и ​​информации.

Мне нравится идея легкого поиска информации, и мне не нужно думать о том, куда положить вещи или где искать вещи. Существует несколько основных вариантов управления документами и информацией:

Для более надежных решений уровня предприятия мы также рассмотрели Sharepoint , Это довольно сложно, но очень надежно и излишне для нас.

Dropbox отлично за исключением сотрудничества. Конфликтующие версии файлов - боль в заднице, но если вам не нужны какие-либо совместные функции, это хорошее решение. Он синхронизируется локально, хранит собственные типы файлов, интегрируется с большим количеством сервисов.

Evernote - это надежный инструмент для обмена текстовой информацией, но мне не нравятся файлы, потому что он не может быть вашим единственным файловым решением, и меня интересует файловое решение, которое обрабатывает все файлы.

Google Docs - это замечательное решение для управления документами для совместной работы, которое может обрабатывать около 60-75% файлов. Тем не менее, мы делаем некоторые нестандартные вещи с помощью Excel, Word, а некоторые - с видео, и отсутствие встроенного файла для быстрого редактирования является проблемой.

Кроме того, хотя электронная почта из Документов Google является интересной функцией, она не будет работать, если вы отправляете электронное письмо внутри существующего разговора. Если вы отправляете электронное письмо внутри Gmail, вы отправляете ссылку на файл, а не на сам файл, и много раз нам приходится отправлять файл Word или Excel, чтобы экспортировать их из Google Docs с соответствующим расширением файла, а затем отправлять по электронной почте.

Выбор Skydrive

Skydrive делает то, что делает Dropbox и Google Docs, поддерживая при этом более распространенные форматы Office. По этой причине мы выбрали Skydrive. Он не зависит от ОС и работает на iOS, Android и, конечно, на Windows Phone. Для iOS и Android вам нужна активная подписка на Office 365. На iPad вы все равно получаете доступ через браузер, хотя я верю, что версия iPad для iPhone теперь совсем не за горами.

Мы используем Skydrive для файлов проекта, справочных файлов и файлов совместной работы для стратегии сайта / проекта. Это оставляет электронную переписку с клиентами в качестве оставшейся части информационной загадки. Хранение электронной почты CRM отлично подходит для предпродажных, дополнительных продаж и выставления счетов, но как насчет электронной почты, связанной с проектом?

Связанные с проектом электронные письма

Большинство решений PM позволяют отправлять клиенту сообщение по электронной почте через интерфейс PM и продолжать переписку там. Это замечательно, пока кто-то не начнет добавлять другие фрагменты информации в электронное письмо (не все придерживаются темы: D), и это быстро становится неуправляемым.

Вероятно, наиболее проверенное и верное решение - либо решить хранить всю электронную почту (и заметки о звонках) в CRM и соответствующим образом пометить заметку, либо попытаться задокументировать связанные с проектом вещи в блокноте или сообщении проекта. У Асаны нет этой опции, но у TeamworkPM есть.

Я предпочитаю просто хранить эти вещи в CRM для удобства, но для более крупных команд я бы хотел сохранить их в CRM +, обобщая их в системе PM.

Есть и другое решение. Существует продукт, который объединяет CRM / PM в одно приложение и делает хранение информации достаточно простым.

Учитывая Insightly.Com

Insightly является довольно надежным и доступным решением CRM / PM. Это электронный почтовый ящик позволяет хранить электронные письма для быстрого ознакомления с проектами и контактами.

Причина, по которой он может обрабатывать электронные письма таким образом, заключается в его уникальных связывающих отношениях. Вы можете связать контакт и / или организацию с проектом (и несколькими проектами).

Вы можете легко увидеть все проекты, связанные с X, но что еще более важно, вы можете также связать поставщиков с проектами. Когда вы BCC вашего проекта Dropbox, он также будет связывать электронную почту с участниками проекта, а также имеет вкладку «Электронная почта» в интерфейсе проекта, чтобы вы могли видеть все соответствующие электронные письма для этого проекта, будь то с клиентом, поставщиком, сотрудник и др.

Если бы мы перешли в более ориентированную на клиента компанию, Insightly заслуживали бы серьезного внимания за ее уникальную способность легко хранить всю связанную информацию вместе.

Иногда переоценка автоматизации?

Мне нравится до некоторой степени автоматизация. Мне нравится синхронизировать 2 приложения вместе напрямую. Существует сервис под названием Zapier, который отлично справляется со связыванием несовместимых сервисов. Мое колебание здесь полагается на слишком много "сторон", чтобы выполнить задачи.

На самом деле автоматизация - это замечательно, но я бы порекомендовал сесть и подумать о том, какая автоматизация вам действительно нужна и насколько полезной она будет на самом деле и что произойдет, если 3-й, 4-й или 5-й отряд потерпят неудачу.

Для меня пример был бы, когда я рассматривал Highrise.

• Синхронизация контактов предоставлена ​​сторонней организацией
• Шаблоны задач, предоставленные сторонними организациями
• Интеграция документов, предоставленная другой третьей стороной

Я не решаюсь полагаться на эти дополнительные сервисы для основной функциональности, потому что эти функции имеют решающее значение для моего бизнеса. Могут быть ситуации, когда эти службы будут заброшены, API-интерфейс изменится, и вы ожидаете исправления, и так далее.

Существует множество сервисов, которые предлагают интеграцию между основными приложениями, такими как контакты, выставление счетов, отслеживание времени, цитирование и т. Д. Я просто думаю, что было бы разумно очень внимательно рассмотреть, на что вы полагаетесь в отношении основных функций, и если вам придется слишком сильно выходить за пределы выбранного вами приложения, возможно, пришло время рассмотреть новое.

Компромиссы и движение вперед

Если вы выберете какое-либо заранее построенное решение, у вас, вероятно, будут некоторые компромиссы. Я обнаружил, что структура действительно важна, и легкий доступ к информации, данным и ходу выполнения задач важнее, чем функции и «опции».

Я думаю, что слишком много услуг внутри вашей работы является помехой для максимально продуктивной и эффективной работы. Зная, где искать и зачем искать, это полдела. Если вы используете несколько решений для управления проектами, несколько решений для управления документами и т. Д., Возможно, вы захотите рассмотреть более эффективные способы управления вашей работой.

Не проходя этот процесс несколько раз в течение многих лет, я бы не смог оставаться настолько стройным, насколько это возможно, и при этом быть максимально эффективным. Правильное выполнение обеих этих вещей обычно приводит к:

• Счастливые клиенты
• Более продуктивная рабочая среда
• Более прибыльный бизнес

Похожие

Комментарии