Главная › Новости

В заграничную командировку на авто: какие расходы компенсируются

Опубликовано: 10.01.2019

По традиции сначала обратимся к нормам Инструкции № 59 (хотя она и не касается хозрасчетных предприятий, Минфин и ГФС почти во всех разъяснениях относительно расходов в командировке ссылаются именно на ее положения). Также проанализируем требования других нормативно-правовых актов, определяющих особенности использования иностранной валюты в заграничной командировке.

Для каких расходов, связанных с обслуживанием служебного автомобиля, можно использовать иностранную валюту в заграничной командировке?

Согласно п. 12 разд. ІІІ Инструкции № 59 в случае командировки за границу на служебном автомобиле возмещаются:

• расходы на горюче-смазочные материалы (с учетом установленных норм за 1 километр пробега согласно утвержденному маршруту, определенному приказом (распоряжением) руководителя предприятия);

• прочие расходы, связанные с техобслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля;

• сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

На то, что наличная иностранная валюта с текущих счетов юрлиц может использоваться для обеспечения эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей, указывает и п. 3.1 Правил № 200 .

Согласно п. 8.3 Инструкции № 492 средства с текущего счета в иностранной валюте юрлица и физлица – предпринимателя могут быть использованы с помощью электронного платежного средства исключительно за пределами Украины для:

• получения наличных для оплаты расходов на командировку ;

• осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с расходами на командировку ;

• проведения расходов представительского характера ;

• оплаты эксплуатационных расходов , относящихся к содержанию автотранспортных средств за пределами Украины (сюда можно отнести и горюче-смазочные материалы).

Содержание транспортного средства – это обеспечение государственной регистрации, соблюдение условий безопасности технического и санитарного состояния, проведение обязательного технического контроля, своевременного выполнения технического обслуживания и ремонта , охраны, передача транспортного средства и его быстроизнашивающихся составных частей на утилизацию или удаление согласно законодательству ( пп. 26 п. 6 Правил № 550 ).

Таким образом, при использовании служебного автомобиля в заграничной командировке на основании подтверждающих документов возмещаются расходы на приобретение горючего; на техобслуживание и ремонт авто; на оплату стоянки и парковку, проезда грунтовыми, шоссейными дорогами и переправами.

Необходимо ли возмещать расходы, связанные со страхованием гражданской ответственности, при использовании транспортных средств в заграничной командировке?

Расходы на страхование, связанные с использованием автомобиля в заграничной командировке, возмещаются и не облагаются налогами:

• если это обязательное страхование или прочие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки;

• в случае страхования гражданской ответственности командированного лица, использующего транспортные средства в заграничной командировке ( пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ ).

В какой валюте выдавать аванс на заграничную командировку в случае использования служебного автомобиля предприятия?

Командированный за границу работник обеспечивается авансом:

• в гривнях – для расходов на время проезда по территории Украины;

• в иностранной валюте – для расходов за границей.

Это подчеркивает и Минфин в письме от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181 . Таким образом, на проезд по территории Украины, в том числе для расходов на горючее, должен быть выдан гривневый аванс, а на расходы за границей – аванс в иностранной валюте.

На основании каких документов следует списывать стоимость горюче-смазочных материалов, использованных в заграничной командировке?

Если работник направляется в заграничную командировку на служебном авто, руководитель может определить маршрут его движения. Также с целью списания фактических расходов на горючее целесообразно оформлять путевой лист по форме, утвержденной приказом руководителя предприятия.

Как рассчитывать расходы горючего? Когда речь идет о списании горючего, ГФС всегда ссылается на Нормы № 43 ( письма от 22.11.2016 г. № 12487/З/99-99-13-01-02-14 , от 20.01.2017 г. № 1186/6/99-99-15-02-02-15 )). Если же расходы горючего превышают те, что установлены Нормами № 43, налоговики рассматривают суммы превышения (над установленными нормативами) как использование горючего в нехоздеятельности.

Однако суды довольно часто принимают решения в пользу предприятий, если налоговиками доначисляются налоговые обязательства в связи с неприменением Норм № 43 . Так, ВАСУ в определении от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15 сделал следующие выводы:

• приказ, которым утверждены Нормы № 43 , не носит императивного характера для предприятия, в связи с чем не может быть обязательным при определении базы объекта налогообложения;

• не существует ограничений для формирования расходов и налогового кредита, а также оговорки относительно невозможности отнесения в состав фактических расходов на топливо части, превышающей нормативы расходов согласно Нормам № 43 ;

• списание топлива на предприятии должно обязательно регулироваться внутренними приказами на предприятии и подтверждаться соответствующими расчетами;

• для списания топлива предприятие обязано разработать внутренние документы, устанавливающие нормы его расходов с учетом всех технических характеристик автомобилей, эксплуатационных норм и прочих факторов.

Другим решением ( определение от 13.04.2016 г. № К/800/64715/13 по делу № 805/10769/13-а ) ВАСУ:

• упразднил налоговую консультацию, в которой ГФС настаивала на обязательном применении Норм № 43 , аргументируя свою позицию, в частности, тем, что приказ, которым утверждены данные Нормы, не прошел госрегистрацию в Минюсте;

• отметил, что Нормы № 43 предназначены для планирования потребностей предприятий в горюче-смазочных материалах, контроля за расходами и для разработки удельных норм расходов топлива.

Работник находился в заграничной командировке на служебном авто, но по истечении ее срока задержался на несколько дней (оформил отпуск). Можно ли списать на расходы стоимость горючего, использованного при его возвращении из-за границы на место постоянной работы, если срок командировки закончился еще неделю назад?

Если работник возвращается на служебном авто в Украину по истечении срока командировки, расходы на использованные горюче-смазочные материалы никоим образом не связаны ни с командировкой, ни с хозяйственной деятельностью предприятия.

Таким образом, работнику нельзя компенсировать расходы, связанные с эксплуатацией служебного авто, если они были осуществлены после завершения командировки. Более того, возникает вопрос о том, на каком основании работник вообще использовал служебное авто во время своего отпуска.

Может ли директор предприятия приобрести матценности в заграничной командировке?

В расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота как средство платежа используется иностранная валюта и денежная единица Украины – гривня. Однако данные расчеты могут быть осуществлены только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ ( ст. 7 Декрета № 15-93 ).

За несоблюдение данной нормы предусматривается штраф в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, использованных при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 ).

Действующее законодательство запрещает приобретать товарно-материальные ценности в заграничной командировке для нужд предприятия. При этом форма оплаты (наличная или с использованием платежной карты) не имеет значения.

Разрешено ли использовать личное авто работника для заграничной командировки и можно ли в данном случае возместить расходы на приобретение горючего?

Согласно п. 3.1 Правил № 200 юрлица-резиденты, у которых имеются собственные транспортные средства (аренда, фрахт), могут использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения эксплуатационных расходов , связанных с обслуживанием транспортных средств за границей.

Из данной нормы можно сделать вывод, что наличную инвалюту разрешается использовать только для расходов, связанных с эксплуатацией собственного авто предприятия или арендованного ним.

ГФС считает, что возмещенные работнику расходы на приобретение горючего в связи с использованием им собственного автомобиля при исполнении служебных обязанностей является дополнительным благом, подлежащим обложению НДФЛ и военным сбором ( разъяснение из раздела 103.02 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ).

Таким образом, если договор аренды автомобиля работника не был оформлен, оснований использовать инвалюту на приобретение горючего для заправки личного авто в заграничной командировке нет.

Также на данную тему читайте статьи:

"Командировки в пределах Украины и за границу: организационные вопросы" ;

"Суточные на командировку в пределах Украины: сколько можно выдавать и как облагать налогами" ;

"Командировка в пределах Украины: расходы на проезд и наем жилья" ;

"Командировка в пределах Украины на автомобиле: важные "мелочи" ;

"Использование корпоративной платежной карты в командировке" ;

"Использование личной платежной карты работника в командировке" ;

"Заграничные суточные: как рассчитывать и выплачивать" .